Field Service — Interventi & Impianti
Gestione della manutenzione degli impianti dei clienti: dall'anagrafica al tecnico in campo, dal rapportino firmato alla fattura
Il Field Service è il modulo per chi installa e mantiene impianti presso i clienti (termici, condizionamento, antincendio, F-Gas, elettrici). Tiene in un unico posto il parco installato, gli interventi dei tecnici, i contratti di manutenzione ricorrenti, e produce i rapportini firmati e le fatture.
Ha due «facce»: una d'ufficio (dal gestionale) per pianificare e amministrare, e una in campo (app mobile per il tecnico) per eseguire, fotografare e far firmare il cliente — anche senza rete.
Il flusso tipico — e il bello è che in parte si muove da solo:
Registri l'impianto una volta; il contratto genera automaticamente gli interventi in scadenza; il tecnico li chiude in campo con firma e foto; da lì escono il rapportino e la fattura; il contratto ripropone la scadenza successiva. È il gestionale che «chiama» l'azienda, non viceversa.
In ufficio
Menu laterale, gruppo Interventi: Cruscotto, Impianti, Interventi, Contratti.
In campo (tecnico)
L'app del tecnico è alla pagina /campo (dallo smartphone). Il tecnico accede con le proprie credenziali e vede i suoi interventi.
Versione isolata (app dedicata, marchio proprio)
Il Field Service può essere fornito come applicazione a sé, senza il resto del gestionale. In questa modalità trovi:
- in alto una barra col logo del prodotto (es. TechFlow) e le schede Cruscotto · Impianti · Interventi · Contratti;
- il libro 📖 in alto a destra apre questa guida in una finestra;
- in basso la barra crediti del software: cliccandola si aprono le informazioni su chi lo ha realizzato.
L'impianto è l'oggetto che manutieni: una caldaia, un climatizzatore, un estintore… È legato al cliente proprietario.
Creare un impianto
Impianti » nuovo. Campi principali:
| Campo | A cosa serve |
|---|---|
| Cliente proprietario | Cerca e collega il cliente (l'impianto «appartiene» a lui) |
| Tipo | Termico, Condizionamento, Antincendio, Elettrico, F-Gas, Altro — determina la checklist in campo |
| Matricola / Marca / Modello | Identificazione tecnica |
| Potenza (kW) | Dato tecnico (accetta virgola o punto) |
| Ubicazione | Dove si trova fisicamente (es. «cabina piano -1») |
| Data installazione | Riferimento storico |
| Prossima scadenza manutenzione | Evidenziata nella lista quando si avvicina |
| Stato | Attivo / Sospeso / Dismesso |
Ogni impianto ha un QR code (in fondo alla scheda, sezione Etichetta QR). Stampandolo e attaccandolo sull'impianto, chi lo scansiona apre lo storico interventi di quell'impianto.
- Scarica QR (PNG): scarichi l'immagine e la stampi come etichetta.
- Utile per il tecnico che, sul posto, inquadra il QR e vede subito cos'è stato fatto in passato.
L'intervento è la singola uscita di lavoro su un impianto.
Creare un intervento
Interventi » nuovo: scegli l'impianto (che porta con sé il cliente), il tipo (Manutenzione, Riparazione, Sopralluogo, Installazione, Chiamata), la data pianificata, il tecnico assegnato (un utente del workspace) e la descrizione del lavoro richiesto.
INT-2026-00001) si assegna da solo se non lo compili.Da Interventi filtri per tipo, stato e tecnico (menu a tendina), cerchi per numero/impianto/cliente, ed esporti in CSV. La colonna Tecnico mostra a chi è assegnato ogni intervento.
Nella scheda intervento, la sezione Manodopera e ricambi raccoglie le voci prezzate che alimentano rapportino e fattura.
- 🔧 Manodopera: riga a ore (descrizione, quantità, prezzo, IVA).
- 🔩 Ricambio libero: riga di testo libero, senza legame col magazzino.
- 📦 Ricambio da catalogo: cerchi l'articolo a catalogo; la riga nasce collegata al magazzino (badge 📦) con prezzo/UM/IVA già compilati.
In fondo compaiono i totali: Imponibile, IVA, Totale.
Il contratto automatizza gli interventi periodici. Menu Interventi » Contratti.
Campi chiave
| Campo | Significato |
|---|---|
| Impianto / Cliente | A chi si riferisce (l'impianto eredita il cliente; oppure contratto «generico» su cliente) |
| Periodicità | Mensile / Trimestrale / Semestrale / Annuale |
| Prossima scadenza | Quando è dovuta la prossima manutenzione |
| Genera giorni prima | Con quanto anticipo creare l'intervento (default 15) |
| Canone | Importo del contratto |
| Tecnico di default | Assegnato in automatico agli interventi generati |
Generazione degli interventi
Il pulsante 🔄 Genera interventi in scadenza crea gli interventi Da pianificare per tutti i contratti la cui scadenza cade nella finestra, e avanza ogni scadenza al periodo successivo. Non crea doppioni se un intervento è già aperto.
Il Cruscotto (prima voce del menu Interventi) è la vista d'insieme.
- KPI: interventi aperti, da fare oggi, scaduti, contratti in scadenza, impianti totali, MTTR (tempo medio di riparazione).
- Calendario mensile: ogni giorno mostra i suoi interventi come etichette cliccabili (icona del tipo + cliente, colorate per stato). Clic su un'etichetta → si apre direttamente la scheda di quell'intervento. Se in un giorno ce ne sono più di due,
+N altriapre l'elenco completo del giorno. - Notifiche: i pannelli Scaduti e Oggi, con link diretto all'intervento.
Dallo smartphone, alla pagina /campo, il tecnico ha un'app dedicata.
- I miei / Tutti: mostra solo gli interventi assegnati a lui, oppure tutti.
- Da fare / Tutti: filtra quelli ancora aperti.
- Ogni intervento è una card tappabile (impianto, cliente, tipo, stato, data).
Eseguire un intervento
- Avvia: l'intervento passa a In corso (segna l'inizio).
- Compila l'esito (lavoro svolto).
- Allega foto (fotocamera o galleria; vengono compresse in automatico).
- Compila la checklist (vedi sotto).
- Fai firmare il cliente e completa.
In fase di esecuzione compare una checklist col modello giusto in base al tipo di impianto: es. Termico (rendimento di combustione, temperatura fumi, CO…), F-Gas (refrigerante, carica kg, GWP, controllo perdite), Antincendio (carica, sigillo, cartellino). Puoi cambiare il modello dal menu a tendina.
Ogni voce si compila con spunta, numero (con unità) o testo. La checklist compilata resta agganciata all'intervento e compare nel rapportino come documento di conformità.
Il cliente firma direttamente sullo schermo (col dito). Inserisci il nome di chi firma e premi ✓ Completa e firma.
Alla firma succedono, tutte insieme:
- l'intervento passa a Firmato;
- vengono salvati firma, foto, esito, checklist e la posizione GPS;
- i ricambi a catalogo scaricano il magazzino.
L'app del tecnico funziona anche senza rete (cantina, cabina, zone senza segnale).
- La lista degli interventi resta consultabile dalla copia locale.
- Avvio, firma e chiusura fatti offline finiscono in una coda (badge col conteggio in alto).
- Al rientro in rete tutto si sincronizza da solo; puoi anche forzare col pulsante di sync.
Dalla scheda intervento (in ufficio), pulsante 📄 Rapportino: apre il documento A4 stampabile con intestazione azienda, cliente, impianto, date, lavoro svolto, checklist, righe e totali, foto e firma.
- Stampa: apre la stampa del browser («Salva come PDF» o carta).
- Scarica PDF: genera e scarica il PDF del rapportino (archiviabile).
Se attiva, dalla scheda intervento compare 🧾 Genera fattura. Scegli il tipo di documento (Fattura, DDT…) e il sistema crea un documento in bozza con le righe dell'intervento (totali calcolati dal gestionale) e lo collega all'intervento, che passa a Fatturato.
| Stato | Significato |
|---|---|
| Da pianificare | Creato (spesso da contratto), ancora da mettere in agenda |
| Pianificato | Ha una data e un tecnico assegnato |
| In corso | Il tecnico l'ha avviato sul posto |
| Completato | Lavoro concluso |
| Firmato | Chiuso in campo con firma del cliente |
| Fatturato | Collegato a una fattura/DDT |
Due permessi governano il modulo (Amministrazione » Permessi per ruolo):
- Field Service: gestire (
interventi.gestisci) — ufficio: impianti, interventi, contratti, fatturazione. - Field Service: eseguire (
interventi.esegui) — campo: avviare e firmare gli interventi.
Il super amministratore ha sempre accesso completo.
Chi manutiene impianti presso terzi è soggetto a obblighi di controllo periodico, di documentazione e di tracciabilità. Il Field Service non «fa la conformità» al posto tuo, ma produce e conserva le prove che quegli obblighi richiedono: la checklist giusta per tipo di impianto, il rapportino firmato, lo scadenzario delle periodicità e lo storico per singolo impianto (con foto, firma e posizione).
| Norma | Cosa impone | Come il software aiuta |
|---|---|---|
| DPR 74/2013 e DPR 412/1993 impianti termici / climatizzazione |
Controllo di efficienza energetica periodico (RCEE), libretto di impianto, periodicità in base a potenza e tipo. | Anagrafica impianto come «libretto», checklist Termico (rendimento di combustione, temperatura fumi, CO), scadenzario dei controlli e rapportino con i valori misurati. |
| Reg. (UE) 517/2014 (F-Gas) e DPR 146/2018 gas fluorurati |
Controllo perdite periodico, registro dell'apparecchiatura, personale e imprese certificate (patentino F-Gas). | Checklist F-Gas (refrigerante, carica kg, GWP, CO₂ equivalente, controllo perdite, patentino, registro aggiornato) e storico per apparecchiatura pronto per la Banca Dati F-Gas. |
| UNI 9994-1 e DM 1/09/2021 (GSA) antincendio |
Sorveglianza, controllo, revisione e collaudo dei presidi con periodicità e cartellino di manutenzione. | Checklist Antincendio (carica/pressione nel verde, sigillo, manichetta, cartellino aggiornato), scadenzario e rapportino firmato datato. |
| DM 37/2008 impianti (elettrici, gas…) |
Realizzazione a regola d'arte e documentazione degli interventi sugli impianti. | Anagrafica impianto, checklist Elettrico (differenziali, terra, serraggi, termografia), rapportino con righe di manodopera e materiali. |
| D.Lgs 81/2008 sicurezza sul lavoro |
Verifiche e manutenzioni periodiche delle attrezzature e loro registrazione. | Storico interventi datato per impianto, con firma del cliente, foto e posizione GPS come evidenza documentale. |
| Catasti regionali impianti termici es. CURIT, CRITER, CIRCE… |
Targatura dell'impianto e trasmissione del rapporto di controllo al catasto regionale. | Dati strutturati (matricola, dati tecnici, valori RCEE dalla checklist) pronti per la compilazione/trasmissione al portale regionale. |
| Cod. Civ. artt. 2214–2220 conservazione documenti |
Tenuta e conservazione ordinata dei documenti dell'attività. | Rapportini e dati sempre archiviati e ri-generabili in PDF in qualsiasi momento. |
In sintesi: come e perché
Perché: queste norme chiedono tre cose — controlli con la giusta periodicità, documenti che li attestino e tracciabilità nel tempo. Come: il software le copre con lo scadenzario dei contratti (periodicità), le checklist per tipo e il rapportino firmato (documento), e lo storico per impianto con firma/foto/GPS (tracciabilità).
+N altri per l'elenco completo.